Functionerings-gesprekken een gedoe? Minder stress, meer impact voor managers

Als coach hoor ik vaak managers zuchten bij de gedachte aan de jaarlijkse functioneringsgesprekken. Een functioneringsgesprek voorbereiden en vervolgens houden vergt veel inspanning, vaak meerdere uren per medewerker. Sommigen zien het als een administratief ‘moetje’ en raffelen de HR-cyclus af.

Aangezien dit gesprek je werkrelatie met je medewerkers op scherp stelt, wordt het gezien als een belangrijke test van leiderschapskwaliteiten.

Vooral managers in een nieuwe functie krijgen er stress van. Bijvoorbeeld: wat als ik weinig voortuitgang zie?  Wat als mijn mening verkeerd valt? En welke feedback krijg ik als manager van mijn medewerker terug te horen?

Het gesprek kan zowel voor jou als voor je medewerkers stressvol zijn. Maar deze gesprekken bieden je ook een kans om als verbindend leider te handelen en je alliantie met je teamleden te versterken. Zo bouw je aan een sterker, betrokken en productiever team.

Beste manager, hier zijn enkele do’s en don’ts om je te helpen om functionerings gesprekken effectief en met een coachende houding te voeren.

De 7 do’s  – voor een impactvol functioneringsgesprek

1. Bereid je voor: besteed aandacht aan de prestaties van elke medewerker over het afgelopen jaar, inclusief eerdere doelstellingen, projectresultaten en feedback van collega’s.
2. Activeer zelfreflectie: vraag de medewerker om zelf te successen, uitdagingen en tegenvallers te inventariseren. Eventueel via een 360-graden feedback.  In het handboek HR-cyclus zijn allerlei formats hiervoor.
3. Creëer een open dialoog: wees zelf open. Zo moedig je de medewerker aan om diens gedachten en gevoelens te delen. Dit bevordert een tweerichtings communicatie en versterkt de relatie.
4. Focus op ontwikkeling: leg de nadruk niet alleen op prestaties, maar ook over hoe de medewerker kan groeien. Identificeer samen mogelijkheden voor professionele ontwikkeling.
5. Wees specifiek met feedback: geef concrete voorbeelden van zowel sterke punten als verbeterpunten. Liefst doe je dit vooraf al gedurende het jaar. Gebruik het bekende 3xG feedbackmodel. Zo voorkom je feedback onverwacht komt en afketst.
6. Bedenk duidelijke doelen: eindig elk gesprek met het samen formuleren van duidelijke, meetbare doelen voor het komende jaar. Dit geeft richting en motiveert om naartoe te werken.
7. Geef support en budget: laat je vertrouwen blijken in de medewerker door tijd en geld beschikbaar te stellen voor diens ontwikkeling.

De 5 Don’ts  –  vermijd deze valkuilen

1. Voorkom uitstel: wees consequent met het plannen van de functioneringsgesprekken. Afzeggen en uitstellen kan zorgen voor onzekerheid en stress bij de medewerker.
2. Geen verrassingen: medewerkers moeten niet voor het eerst over grote problemen of zorgen horen tijdens een jaargesprek. Dit soort feedback moet tijdig worden gegeven.
3. Vermijd algemeenheden: zeggen dat iemand “het goed doet” of “verbetering nodig heeft” zonder specifieke details biedt weinig waarde.
4. Laat persoonlijke vooroordelen buiten beschouwing: zorg ervoor dat je beoordelingen objectief en op feiten gebaseerd zijn. Wees alert op mogelijke onbewuste vooroordelen.  In geval van twijfel check bij je HR-business partner.
5. Overdrijf niet met je kritiek: hoewel eerlijke feedback cruciaal is, zorg ervoor dat kritiek constructief is en niet demoraliserend werkt.

Door deze richtlijnen te volgen, voorkom je een gevoel van onderwaardering bij je medewerkers. En zorg je voor productieve, eerlijke en motiverende beoordelingsgesprekken. Gericht op de groei van zowel de medewerker als het team.  Succes en plezier hiermee!

Wil jij beter resultaat van je functioneringgesprekken?  Meer verbinding met je teamleden?  Meer succes en plezier in je werk?  Lees meer over onze aanpak executive coaching, of plan een vrijblijvend 30 minuten-gesprek.

 Martin Verweij, oprichter Be the Change